El vocero de una empresa lleva una responsabilidad que va más allá de simplemente explicar un tema a alguna audiencia o responder preguntas de un periodista, ya que lleva implícita la imagen de la empresa a la que representa. Por eso es muy importante que ese representante esté bien preparado para hablar, responder, expresar los mensajes objetivo y poder atender diversas audiencias, independientemente de la imagen personal del vocero, su conocimiento de la empresa, el área o el producto del que sea responsable.
Hay que tener en cuenta que, para la gran mayoría de las personas, el miedo a hablar en público es uno de los principales problemas que pueden enfrentar; hablar en persona, frente a una gran audiencia, puede ser muy estresante para los voceros, sobre todo si normalmente están involucrados en áreas que no tienen que ver con la comunicación. Por ello, lo mejor es que reciban una capacitación periódica que los ayude a tener un buen desempeño al presentarse ante algún tipo de público.
Además de un curso profesional de oratoria que los ayude a prepararse mejor para la exposición del tema, así como una capacitación sobre imagen personal, que les brinde las directrices sobre cuál es la forma más adecuada de presentarse ante determinada audiencia, una Agencia de Relaciones Pública puede ayudar mucho con entrenamientos especializados para enfrentar diversas situaciones, principalmente ante los medios y con periodistas incisivos al realizar su trabajo.
Un vocero preparado puede evitar que el periodista lleve la conversación hacia temas que no se quieren tratar, que se pierdan los mensajes importantes o incluso que el representante se exaspere y haga o diga cosas que no van en el mejor interés de la organización.
Las empresas hoy en día necesitan tener voceros entrenados que puedan llevar su visión, mensajes principales y las cualidades de los productos o servicios de una manera clara y sencilla, estableciendo de paso una relación de confianza con el público objetivo. Ya sea que se trate de clientes, distribuidores, personal de la empresa, medios de comunicación o autoridades, lo importante es que se logre tener el control de la información que se va a brindar y lograr que los mensajes clave se transmitan completos y de manera adecuada.
¿Qué debe incluir un Media Training?
Para lograr una capacitación adecuada de los voceros, se deben establecer metas sobre lo que se quiere alcanzar al transmitir los mensajes y responder las preguntas de los públicos objetivo. Esto es ir más allá de solamente saber lo que se va a decir, sino la manera en que se debe decir para lograr el impacto. Si no se tienen definidos los objetivos de lo que se quiere comunicar, se pueden cometer errores al momento de comunicar los mensajes, lo que puede impactar en el éxito del evento.
También se deben definir las metas básicas que se quieren tener en el entrenamiento de los voceros, qué es lo que se busca preparar para que las personas logren mantener un control sobre lo que se dice y la manera de decirlo, para lograr los objetivos de la comunicación, ya que esto puede variar entre las audiencias. Pero básicamente se pueden destacar los siguientes puntos:
- Mensajes clave claros, consistentes y concisos, comunicando siempre las fortalezas y diferenciadores de la organización, creando percepción y posicionamiento con las audiencias.
- Construir la reputación, tanto personal como corporativa y de la marca, lo cual ayuda a atraer y retener clientes, generando mayores niveles de satisfacción y fidelidad.
- Crear empatía para que la audiencia se sienta con la confianza de acudir a la marca como una fuente fidedigna de información.
- Conocer los temas sensibles, conocer las vulnerabilidades externas e internas que pueden repercutir en la imagen, por lo que se podrá proteger la reputación de la empresa y dar respuestas de acuerdo con la postura oficial.
- Responder siempre de acuerdo con las políticas de comunicación corporativa, que son los lineamientos establecidos por la corporación que regulan el contacto de los voceros con las diferentes audiencias. Todas las organizaciones deben tener bien definidas estas políticas de comunicación, así como las respuestas básicas a temas sensibles.
- Imagen pública, sobre todo cuando el evento es grabado, se debe lucir cómodo, seguro y tranquilo para reflejarlo.
- Llevar a la acción debe ser la meta del vocero, conseguir que quienes lean, escuchen o vean los comentarios tomen las acciones que la compañía espera, principalmente lograr las ventas de producto o servicio.
Por todo esto es importante definir los objetivos que se quieren alcanzar a través de esta herramienta de comunicación. Es decir, no sirve de nada hablar si no se tiene claro para qué se va a hablar. Todos los esfuerzos deben ir siempre enfocados en una meta específica que conquiste a las audiencias objetivo en cada oportunidad.
Por último, un buen vocero debe tener cualidades al momento de hablar ante la audiencia que se logran con la experiencia y trato constante con las audiencias; la preparación es importante, pero no hay sustituto para la experiencia constante en el proceso de desarrollar cualidades y ser un buen vocero de la organización.