Una de las tareas más importantes y notorias de una agencia de Relaciones Públicas es la organización de eventos de diversa índole para sus clientes. Esto, en primera instancia, podría sonar como algo innecesario, ¿qué tanto se puede requerir para organizar un evento? La verdad, mucho, dependiendo del tipo de evento y la audiencia que se espera que asista. Así como los contactos con medios, periodistas e influencers pueden hacer la diferencia para una buena difusión de las noticias de la empresa y sus productos, también el éxito de un evento se debe medir no solo en la asistencia, sino en el impacto que tenga en el público sobre la empresa y sus productos.
En general, los eventos se pueden clasificar como internos y externos, los primeros están dirigidos al personal de la empresa, ya sea ventas, atención al cliente, técnicos, administrativos o todos juntos en casos especiales; este tipo de eventos se utilizan para alinear objetivos, metas, planes de trabajo e, incluso, alguna capacitación; además de promover la convivencia entre el personal, lo que puede ser muy importante.
Los eventos internos pueden parecer un poco más fáciles de organizar, pero hay que buscar la sede adecuada por factores de capacidad, distancia a la empresa, instalaciones, etc., así como los requerimientos de materiales de trabajo, alimentos y decoración que ofrezcan a los empleados una buena imagen de su empresa, que impulse su orgullo de pertenecer a ella.
En cuanto a los eventos externos, llevan de por medio la imagen de la organización ante algunos de sus públicos, que podrían ser clientes, distribuidores, proveedores, medios de comunicación, autoridades, etc. Por ello, es de vital importancia organizar algo que refleje la calidad y valores de la empresa, que refuerce las ideas que se quieren transmitir y que logre llevar el mensaje hasta el público objetivo.
Para comenzar, las Agencias de Relaciones Públicas cuentan con contactos en diversos sitios en donde pueden llevarse a cabo los distintos eventos y personal que, en un momento dado, puede realizar un scouting para buscar el mejor sitio, tanto en la ciudad sede de la empresa como en algún otro lugar.
La elección del lugar es importante y depende mucho del tipo de evento; por ejemplo, si se va a realizar una exposición de los productos a anunciar, se requiere un espacio adecuado para montar lo necesario para su presentación en cuanto a acceso, iluminación, instalaciones requeridas, etc. En estos casos puede requerirse también de contratación de edecanes u otro tipo de personal de apoyo, y si no es un restaurante u hotel, también se requerirá de servicios de catering adecuados al lugar, horario, tipo de eventos, invitados, etc.
A esto hay que agregar las actividades relacionadas con el contacto de proveedores diversos, coordinación y registro de invitados, voceros de la empresa, etc., lo que para una empresa que no cuente con un área dedicada para organización de eventos puede convertirse en un reto que distraiga a mucha gente de sus tareas diarias, sin que se garantice un resultado exitoso. Por ello, apoyarse en una agencia para la organización de los eventos puede resultar mucho más productivo para la empresa.
En la planificación necesaria para la organización del evento de la mano de una agencia, hay que contemplar lo siguiente:
- Definir los objetivos del evento, tanto tangibles como intangibles, que definirán las características del evento a organizar.
- Definir el público objetivo al que se quiere llegar para definir así los medios, periodistas o influencers más adecuados para la difusión del mensaje.
- Determinar los recursos necesarios, tanto económicos como las necesidades de equipo audiovisual, decoración, muebles, catering, transporte, etc., así como establecer un cronograma de actividades con los presupuestos requeridos.
- Establecer roles y responsabilidades a los involucrados en el evento, tanto de la empresa como de la agencia y externos, para evitar problemas de comunicación y duplicidad de funciones.
- Realizar un análisis posterior al evento tanto para medir resultados como para darle seguimiento y difusión el mayor tiempo posible, tanto en medios como en redes sociales, para crear el mayor impacto posible.
Por todo esto, una agencia de Relaciones Públicas es el mejor aliado de una empresa para la organización de eventos, sobre todo cuando su imagen va de por medio con el público objetivo. Así se tienen mejores opciones, mejor difusión y uso óptimo del presupuesto asignado para el desarrollo del evento.