Jueves. Ocho de la noche. Un periodista recibe un mensaje de whatsapp de una ejecutiva de una agencia de relaciones públicas (RR.PP.), preguntándole si asistirá a un evento de su cliente. El periodista, molesto, deja el teléfono a un lado sin responder el mensaje y preguntándose si debería bloquear a ese tipo de contactos, o tener un segundo teléfono exclusivamente para tratar asuntos de trabajo.
En otro escenario, un publirrelacionista aprovecha el contacto que tiene de un periodista en Facebook para preguntarle si publicó la información que le envió. De entrada, este contacto podría no parecer invasivo. Es decir, si el ejecutivo de RR.PP. está conectado al periodista en alguna red social es porque se conocen o han tenido algún tipo de interacción anterior, por lo que hay una relación implícita, ¿no?
Si bien es cierto, e incluso conveniente, que se genere una relación cordial o hasta de amistad entre los representantes de los medios y las agencias, ello no implica que se utilicen las redes sociales o medios de contacto personal con fines específicos de trabajo, sobre todo cuando se usan fuera del horario laboral.
Esto no quiere decir que las agencias de RR.PP. no puedan echar mano de los contactos que tienen en redes sociales; de hecho, con tanta rotación laboral, mantener el contacto en alguna red social permite seguir la trayectoria de los periodistas y actualizar la información siempre que sea necesario. Pero aun cuando exista una relación amistosa entre el periodista y el publirrelacionista, en aras de una relación de trabajo exitosa y productiva, hay ciertos límites que se deben observar en el contexto laboral.
- Whatsapp. Es una alternativa a las llamadas telefónicas tradicionales. Si se tiene el número celular del periodista es válido enviar mensajes, considerando que el periodista decidirá si responde el mensaje en el momento o no. Sin embargo, no debe usarse para enviar mensajes fuera del horario laboral común: es decir, no escribir nada antes de las 8 am ni después de las 7 pm, y definitivamente nunca enviar mensajes en sábado o domingo.
Excepciones a esta regla incluyen ejemplos específicos, como cuando el periodista debe acudir a un viaje de trabajo en fin de semana, o si el mismo periodista solicita al ejecutivo de RR.PP. que le envíe información con carácter urgente antes de su cierre.
Cualquier consulta sobre asistencia a eventos, publicación de materiales o solicitud de entrevistas debe realizarse dentro del horario laboral.
Más aún: los mensajes de whatsapp, al igual que las llamadas telefónicas, deberían ser un seguimiento a información ya enviada por correo electrónico. - LinkedIn. Esta es una red social con fines laborales, por lo que puede utilizarse para contactar a un periodista con la intención de hacerle llegar información de un cliente. Sin embargo, no todos los usuarios de esta red la aprovechan al 100%, por lo que se sugiere que el contacto por esta red social se use para solicitar alguna dirección de correo electrónico a la cual enviar la información. Esto también es recomendable en el caso de querer enviar archivos adjuntos o documentos pesados.
Sin embargo, un uso práctico que debería impulsarse es el de invitar a los periodistas a seguir la página de la agencia o de la empresa de nuestro cliente, o incluso participar en un grupo –si es que existe– creado por la agencia o por la empresa de nuestro(s) cliente(s). - Twitter. Si bien esta red consiste en la difusión breve y veloz de pensamientos, ideas o enlaces a contenidos, es posible interactuar respondiendo los tuits o incluso enviando mensajes directos.
Casi todos los perfiles de los periodistas son abiertos, por lo que cualquiera puede seguirlos e interactuar con ellos. Sin embargo, se recomienda no enviarles solicitud de entrevistas en respuesta abierta a los tuits. Consideren siempre el enviar mensajes directos y, siempre que sea necesario, replicar esa información en un correo electrónico donde se pueden agregar archivos adjuntos.
También se recomienda enviar tuits directos a cada periodista, evitando, en la medida de lo posible, enviar un enlace de información en un tuit donde se mencione a más de dos o tres periodistas. Recordemos que los medios compiten por la información y pueden sentirse ofendidos de ser incluidos en el mismo mensaje que se le envió a su competidor. O tal vez, simplemente, no se llevan bien con otro de los tuiteros mencionados. Eso podría perjudicar la difusión que esperamos obtener. - Facebook. El alcance de esta red social se ha extendido más allá del simple contacto personal. Hoy existen cientos de grupos y páginas corporativas en Facebook, a las que los periodistas buscan acceder cuando dan seguimiento a la información de una fuente en particular.
Sin embargo, el origen y el uso principal de esta red es con fines personales, no de trabajo. Si bien algunos periodistas aprovechan para difundir información entre sus contactos, o incluso se han creado dos perfiles distintos, para gestionar los contactos de trabajo de manera separada, la mayoría de los usuarios vuelca sus pensamientos y fotografías personales en esta red.
Si como publirrelacionistas tenemos acceso a ser parte de los contactos de un periodista en Facebook, es recomendable verificar qué tipo de perfil está manejando para conocer si es un perfil para contactos de trabajo o amigos y familiares. En caso de ser un perfil abierto a todo tipo de relaciones, en verdad se aconseja respetar las opiniones vertidas por el periodista en su perfil, no involucrarse en discusiones con él/ella ni con sus contactos, y evitar comentar fotos de sus vacaciones o reuniones familiares. La excepción específica a esta regla es que exista una relación de amistad más fuerte que la relación de trabajo entre el periodista y el publirrelacionista.
Para fines de trabajo, se aconseja enviar mensajes directos al periodista, no colocar información de nuestro cliente en su muro. Nuevamente, se insiste en la importancia de solicitarles su correo electrónico actualizado para enviarles la información por esa vía.
Invitarlos a seguir la página o grupo de nuestra empresa o cliente también es una acción recomendable. - Instagram, Pinterest, Vine… Estas redes suelen usarse para fines definitivamente personales. Son muy gráficas, visuales y generalmente se usan para expresar opiniones o sentimientos en forma de imágenes o videos.
Para fines laborales, si nuestra agencia o nuestro cliente utilizan estas redes con fines comerciales, se puede invitar al periodista a seguir nuestra(s) cuenta(s).
Eviten comportamientos que pudieran considerarse acoso, como darle “like” a todas las publicaciones del periodista. - Skype. Al igual que Whatsapp, esta es una herramienta de comunicación por lo que puede aprovecharse para contactar al periodista.
Para fines de trabajo, Skype permite llevar a cabo conferencias telefónicas o vía internet, y compartir pantallas para ver presentaciones, por lo que es muy útil para calendarizar llamadas con clientes, en el caso de periodistas que acceden a tomar una entrevista pero no pueden asistir a la oficina del cliente, o en caso que nuestro cliente se encuentre fuera de la ciudad o país.
De la misma forma que con Whatsapp o las llamadas telefónicas, Skype no debería usarse como medio de contacto fuera del horario laboral o en fines de semana, a menos que el mismo periodista acceda a ello (o mejor aún, lo solicite).
En resumen: las redes sociales ayudan a crear un vínculo entre el periodista y el publirrelacionista; un vínculo que ayudará, ciertamente, a la difusión de la información que le enviemos. Sin embargo, no debe abusarse de los privilegios de la relación y deben respetarse los horarios de descanso, así como la privacidad del periodista.